Digitale Dokumente sind inzwischen allgegenwärtig und begegnen uns fast überall, wo die Uhr nicht stehen geblieben ist. Egal ob Auswertungen, Formulare, Mitarbeitergespräche, Prozessprotokolle, Zielvereinbarungen oder eben der klassische Vertrag zwischen zwei Parteien.
Oftmals werden solche Dokumentationen im typischen PDF-Format abgespeichert. Nachteil: Sie müssen in regelmäßigen Abständen angepasst, individualisiert und auf den neuesten Stand gebracht werden. Dies kostet unter Umständen Zeit, vor allem wenn nur einige Wenige in der Lage sind, diese zu bearbeiten.
Automatisierte Prozesse
Als Fullservice-Dienstleister, der auch Individualisierungen für selbstverständlich hält, gehört das Automatisieren von Prozessen zum Alltag. So auch PDF-Generierungen. Auf Ihren Wunsch hin, integrieren wir Ihre dokumentations-technischen Herausforderungen in unser System. So können Sie sich sicher sein, dass es an seinem Platz ist.
Die automatisch generierten PDF-Dateien können Sie dann einfach ausdrucken oder archivieren. Gerne übernehmen wir auch hier das automatische Ablegen für Sie, beispielsweise auf einem (S)FTP-Server, in einer digitalen Mitarbeiter-Akte oder das Versenden des Dokuments über E-Mail an ein Zielpostfach oder einen Verteiler.
Mögliche Automatismen-Beispiele:
- Anwesenheitszeiten von Webinar-Teilnehmer
- Gemeinsam getroffene Entwicklungsentscheidungen
- Ergebnisse von SCORM-Trainings
- Zielvereinbarungen
- und so weiter..
Signierung von Dokumenten
In Kooperation mit DocuSign ermöglichen wir einen digitalen Signaturprozess. Über die PDF-Generierung bis hin zur digitalen Unterschrift und dem Informieren aller Unterschreiber via E-Mail. Versenden. Verfolgen. Signieren.
Sie haben im System jederzeit den vollen Überblick und können aktiv auf den Prozess Einfluss nehmen. Ob dies nun
- die Überprüfung der bereits getätigten Unterschriften ist,
- das Hinzufügen von neuen Unterschreibern,
- oder eben der Abbruch des Signaturprozesses ist.
Unser System informiert dabei umgehend alle Prozeßteilnehmer und bringt sie auf den aktuellsten Stand. So haben Sie und Ihre Führungskräfte die Prozessautomation an einem zentralen Ort, Ihrem LMS und somit mehr Zeit für das Wesentliche.
Ihre Herausforderung im Blick
Sprechen Sie uns gerne zu diesem Thema an. Wir finden immer eine Lösung, um es Ihnen möglichst einfach zu gestalten. Individualisierungen innerhalb dieses Prozesses sind dabei nicht ausgeschlossen – ganz im Gegenteil: Sie sind fester Bestandteil.
